Iedere ondernemer is verplicht om volgens de wet 7 jaar lang zijn administratie te bewaren. Dit is niet zomaar iets het is namelijk een hoop werk en daarbij dus ook nog wettelijk verplicht dus het moet gedaan worden. De fiscale bewaarplicht verplicht ondernemers dus om 7 jaar lang hun basisgegevens vanuit de administratie te bewaren en dan op een manier dat inspecteurs van de belastingdienst het ook nog is zo snel mogelijk kunnen controleren. Wanneer je de administratie uitbesteed in Oudenbosch aan een administratiekantoor kan je hierbij geholpen worden.
Wat is fiscale bewaarplicht?
Zoals net gezegd is het dus wettelijk verplicht om de administratie tot zeven jaar terug te bewaren zodat de belastingdienst indien nodig het controleren. De redenen dat dit kan gebeuren kan verschillende oorzaken hebben. Voorbeeld hiervan is dat de aangiften niet goed is gegaan dat het verdacht overkomt, op dat moment komen er inspecteurs langs om de administratie door te gaan of wanneer er bij een zakenpartner iets fout gaat in de administratie kan je benaderd worden etc. De kans is niet groot dat er een inspecteur langskomt, maar het is altijd goed om het volledig op orde te hebben.
Wat moet er bewaard worden en hoelang moet het bewaard worden?
Tijdens de controle van de belastingdienst worden de basisgegevens onderzocht die zeven jaar lang bewaard zijn. Deze basisgegevens bestaan uit; grootboek, debiteuren en crediteurenadministratie, inkoop en verkoopadministratie en de loonadministratie. De basisgegevens zijn niet het enigste wat bewaard moet worden. De onroerende zaken moeten 10 jaar lang bewaard blijven. Hier zijn wel afspraken over te maken over eventuele kortere bewaartijd, maar dat gaat altijd in overleg met de belastingdienst.
Hoe moeten de facturen bewaard worden?
De manier waarop het bewaard wordt is eigenlijk nog wel het belangrijkst deel van de bewaarplicht. De wet geef aan dat de boeken, bescheiden en gegevensdragers voor de belasting van belang zijn. Belangrijk hierbij is wel dat ze bewaard worden zoals je ze hebt verkregen, dus op papier bijvoorbeeld. Dit is vaak een groot probleem bij ondernemers want sommige facturen krijg je online en sommige op papier. Je mag de facturen die online komen uitprinten en bewaren, maar dat geld dan zeker niet als het origineel. Het is dus van uiterst belang dat alles digitaal ook goed bewaard wordt. Daarnaast wil de belastingdienst ook dat er een aantoning van ontvangst is. Dit doe je dus door middel van heel de mail op te slaan waarin de factuur als bijlage staat. Zo kan een inspecteur er gemakkelijk bij.
