Als je er als organisatie over nadenkt om gebruik te gaan maken van payroll zijn er een aantal zaken waar je rekening mee moet houden. En niet onbelangrijk, kan jij jouw huidige medewerkers ook gaan payrollen? Het korte en snelle antwoord: ja, dat kan. Maar hier zitten wel een aantal haken en ogen aan. Wat je hier precies voor moet regelen en aan welke regels jij je moet houden lees je in deze blog.
Keuze voor de werknemer
Gebruik maken van payroll kan voor jou als werkgever erg aantrekkelijk zijn. Zo vervallen een aantal plichten en verantwoordelijkheden, je bent immers geen juridisch werkgever meer. Als je overstapt op payroll kan je nieuwe werknemers via de payroll laten lopen, je hoeft de medewerkers niet zelf meer te verlonen. Ook jouw huidige werknemers mag je gaan payrollen. Wel is het hiervoor een vereiste dat jouw huidige werknemers daar ook mee akkoord gaan. In Nederland kunnen bestaande medewerkers alleen vrijwillig overstappen op payroll. Hou er daarom rekening mee dat jij als werkgever huidige werknemers niet mag dwingen of verplichten over te gaan op payroll.
Dit is een ander verhaal wanneer je een nieuwe werknemer aanneemt of wanneer je medewerkers hebt waarvan arbeidscontracten met een bepaalde duur van aflopen. Voor het nieuwe contract mag je wel verplichten dat deze via payroll verloopt.
Voorwaarden bij overstappen
Wanneer bestaande medewerkers er mee akkoord gaan om over te stappen op payroll zijn er wel nog een aantal voorwaarden waar zowel jij als het payrollbedrijf zich aan moeten houden. Zo moet het salaris en de looptijd van het contract gelijk blijven. De medewerkers waarvan het contract teneinde loopt of die een contract voor bepaalde tijd hebben moeten ook hetzelfde contract aangeboden krijgen. Hierbij geldt ook dat als een medewerker voor de start van payroll een eerste of tweede contract heeft hij/zij na de overstap naar het payrollbedrijf automatisch overgaat naar een tweede of derde contract.
De werknemer gaat niet akkoord
Maar gezien het feit dat je een bestaande werknemer niet kan verplichten over te stappen naar payroll kan het dus ook gebeuren dat de werknemer dit weigert. Mocht dit voorkomen dan heb je bij een aantal payrollbedrijven de optie om gebruik te maken van een zogenaamd Dienstverleningsvariant. Hierbij blijf jij de juridische werkgever van de werknemer maar krijgt het payrollbedrijf een machtiging om alle pensioen- en sociale premies en afdrachten omtrent belastingen te doen. Dit houdt vervolgens ook in dat jij als werkgever hierbij alleen de gewerkte uren van de werknemer betaald. Het payrollbedrijf zorgt voor de begeleiding bij ziekte en eventuele integratie.
Kosteloze ondersteuning
Bij deze variant wordt vaak afgesproken dat bij een ontslagprocedure jij als werkgever kosteloos wordt ondersteund door het payrollbedrijf. Wel moet jij als werkgever het ontslag zelf aanvragen en regelen. Jij bent namelijk in dit geval nog steeds juridisch werkgever waardoor het payrollbedrijf deze taak niet kan overnemen. Het is altijd verstandig om bij de payrollaanbieder te vragen of ze de dienstverleningsvariant kunnen aanbieden. Let op, sommige payrollbedrijven hanteren hier een andere benaming voor.
De specialisten van payroll select
Wil jij gebruik gaan maken van payroll of het gewoon eens hebben over welke mogelijkheden er voor jouw onderneming zijn? Neem dan contact op met de experts van payroll select. Zij kijken samen met jou naar hoe payroll jouw onderneming verder kan helpen.
